202011.24
0
1

Zekerheid van aangetekend mailen

mail

Mijn collega Rob schreef in zijn blog al over het gebruik van de elektronische handtekening in de (rechts)praktijk. Hierna schrijf ik kort over een andere elektronische aangelegenheid, te weten: aangetekend mailen.

Inleiding

We leven in een digitaal tijdperk en correspondentie en communicatie verlopen hoofdzakelijk langs elektronische wegen. Mailen is de normaalste zaak van de wereld, het versturen van fysieke post wordt de uitzondering. Verzending via ‘gewone’ e-mail kan echter tricky zijn als het om verzending gaat van belangrijke stukken, gegevens en/of andere informatie. De ontvangst hiervan kan makkelijk worden betwist en het bewijzen dat er wel is ontvangen is lastig, zo niet onmogelijk.  Om er zeker van te zijn dat belangrijke post de ontvanger daadwerkelijk bereikt, wordt in de praktijk veelal gekozen voor verzending van een fysieke brief via een koerier, deurwaardersexploot of aangetekende post. Er bestaat sinds enige tijd ook de mogelijkheid van aangetekend mailen. Daarvan wordt steeds vaker gebruikt gemaakt. Immers, mailen is nou eenmaal sneller, eenvoudiger en goedkoper dan gewone postbezorging. Maar heeft aangetekend mailen wel dezelfde juridische status als aangetekende post?

 Hoe werkt aangetekend mailen?

Bij aangetekend mailen wordt er gebruik gemaakt van een service voor elektronisch aangetekende bezorging van mail. Er zijn meerdere bedrijven in de markt die deze dienst aanbieden. In het kort komt het erop neer dat via integratie van software c.q. een koppeling in een bestaand e-mailsysteem aangetekend mailen mogelijk gemaakt wordt.

De verzender verstuurt zijn e-mail aangetekend via het systeem. Vervolgens gaat er vanaf een beveiligde server een notificatie e-mail naar de mailserver van ontvanger waarin wordt aangekondigd dat er een e-mail voor hem klaar staat en van wie die afkomstig is. Vervolgens kan de ontvanger deze aankondiging weigeren of accepteren. Wordt de aankondiging geaccepteerd, dan wordt daarmee de aangetekende mail opgevraagd, verstuurd en afgeleverd. Dit hele proces wordt door de dienst bijgehouden en kan middels een statusoverzicht worden aangetoond.

Om veilig en vertrouwd mailen mogelijk te maken zullen diensten zich aan de Europese eIDAS-verordening (nr. 910/2014) moeten houden. Daarmee wordt onder andere gewaarborgd dat: 1) de inhoud van de e-mail door beide partijen raadpleegbaar is 2) de authenticiteit van de inhoud middels een ‘fingerprint’ wordt gegarandeerd 3) het moment van totstandkomen van verzenden, ontvangen en ophalen etc. wordt vastgelegd en 4) de identiteit van partijen wordt geverifieerd.

 Bewijs van ontvangst

Maar hoe zeker kunnen we ervan zijn dat met gebruikmaking van aangetekend mailen wordt voldaan aan de ontvangsttheorie ex. artikel 3:37 lid 3 BW. Dit artikel luidt:  “Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt. Nochtans heeft ook een verklaring die hem tot wie zij was gericht, niet of niet tijdig heeft bereikt, haar werking, indien dit niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van zijn eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt.”

Verzending van de verklaring in een e-mail alleen is dus niet voldoende, maar het is ook niet nodig dat de ontvanger daadwerkelijk van de inhoud van het bericht heeft kennisgenomen. Met betrekking tot reguliere aangetekende brieven geldt, dat bij betwisting van de ontvangst de verzender dient te bewijzen dat hij de brief aangetekend én naar het juiste adres heeft verzonden Voorts dient de verzender aannemelijk te maken dat de brief tijdig aan de geadresseerde is aangeboden.

Geldt dit ook ten aanzien van aangetekende e-mail? Kan een verzender bij betwisting van ontvangst het vereiste bewijs leveren dat de aangetekende e-mail tijdig en op juiste wijze is aangeboden? Veel jurisprudentie over dit onderwerp is er niet. Er is wel een uitspraak van de rechtbank Noord-Nederland, waarin de rechtbank deze twee vragen bevestigend heeft beantwoord.

In deze zaak draaide het om de vraag of een ontbindingsverklaring per aangetekende e-mail rechtsgeldige werking had. De ontvangers betwistten in deze zaak de aangetekende e-mail te hebben ontvangen. Het was aan de verzenders om te bewijzen dat de e-mail de ontvangers wel had bereikt, althans dat ontvangers over de e-mail hadden kunnen beschikken. De verzender overlegde in deze procedure een statusoverzicht van de betreffende verzonden aangetekende e-mail.

Daaruit volgde dat de aankondiging van de e-mail tijdig was aangeboden aan de mailserver van het e-mailadres van ontvanger, welke aankondiging door de e-mailserver ook  is aangenomen. Ontvanger heeft de aankondiging niet geaccepteerd. Uiteindelijk is de aangetekende e-mail na het verlopen van de ophaaltermijn verwijderd.

De rechtbank overwoog dat:

Met de ontvangst van deze aankondiging door de mailserver van eisers kan worden gezegd dat de e-mail het digitale postvak van eisers heeft bereikt. De vergelijking kan worden gemaakt met de gang van zaken bij de gewone postbezorging. Als een aangetekende brief geweigerd wordt of bij geen gehoor na achterlating van een afhaalbewijs niet wordt afgehaald bij het postkantoor geldt deze in beginsel toch als ontvangen. Eventuele gevolgen van dit weigeren of niet ophalen komen voor rekening en risico van de ontvanger. In het onderhavige geval komt de omstandigheid dat eisers de e-mail blijkbaar niet hebben opgehaald ook voor hun rekening en risico. Bepalend is dat eisers over de ontbindingsverklaring hadden kunnen beschikken en hiervan redelijkerwijs kennis hadden kunnen nemen.”

 Aangetekend mailen = aangetekende post

Hieruit kan worden afgeleid dat aan een aangetekende e-mail dezelfde juridisch status wordt toegekend als aan een aangetekende brief. Er is er nog een belangrijk aandachtspunt. Dit aandachtspunt geldt overigens net zo goed als bij verzending van een aangetekende brief. Het adres. Van belang is dat gebruik gemaakt wordt van het juiste e-mailadres. Zo nodig moet aangetoond kunnen worden dat het e-mailadres daadwerkelijk in gebruik is en dat partijen via dit e-mailadres eerder hebben gecorrespondeerd.

Kunnen we nu met een gerust hart aangetekend e-mailen? Ik zou zeggen: ja, vanwege de juridische status die hieraan wordt toegekend. Maar technologie, blijft technologie….dus wat nu als het systeem faalt?

Toos Verbaas, 24 november 2020

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste blogs. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *